Acta administrativa laboral

Cómo llenar el acta administrativa

• Cuándo y dónde: ciudad, fecha, hora de inicio, empresa y domicilio donde se levanta.
• Quiénes participan: quien levanta el acta y su cargo, el trabajador con su puesto y dos testigos, de preferencia que hayan visto los hechos. Si el trabajador propone testigos, anótalos también: declaran y firman.
• Hechos: qué pasó, en qué fecha y hora, en qué lugar y quién lo vio. Describe conductas concretas, no opiniones.
• Participación: marca si compareció y declaró, si prefirió no declarar o si no asistió. Registra cómo se le informó y no confundas silencio con aceptación.
• Declaración y evidencias: conserva sus palabras y las de los testigos que propuso, y enumera sólo los anexos que sí acompañarán el acta. Distingue lo que presenció cada testigo.
• Cierre: la hora en que termina y, si alguien se negó a firmar, quién y por qué.
• Firmas: de quienes participaron; no atribuyas firma o comparecencia a quien estuvo ausente.

Qué dice la ley: derecho a ser oído, plazo de un mes y aviso de despido

La Ley Federal del Trabajo no regula el acta administrativa como tal: la disciplina interna la fija el reglamento interior de trabajo. Lo que sí dice la ley es que la suspensión como sanción no puede pasar de ocho días y que la persona trabajadora tiene derecho a ser oída antes de que se le sancione (artículo 423, fracción X). Por eso el acta recoge su declaración y, si los propone, la de sus testigos.

El patrón tiene un mes para despedir o sancionar por una falta, contado desde el día siguiente a aquel en que la conoce (artículo 517). Y si la falta es una de las causas de rescisión del artículo 47, el despido necesita además un aviso escrito que diga la conducta y las fechas. Se entrega en el momento o, dentro de los cinco días hábiles siguientes, por medio del Tribunal; sin ese aviso, el despido se presume injustificado, salvo que la empresa demuestre la causa.

En el gobierno federal, el acta por una causa de cese la regula otra ley. Intervienen el trabajador y un representante del sindicato, declaran testigos de cargo y de descargo, firman dos testigos de asistencia y se entrega copia en el mismo acto al trabajador y al sindicato (Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado, artículo 46 Bis). En los gobiernos estatales, municipales y de la Ciudad de México, revisa la ley burocrática que rige a sus trabajadores. Y si en la empresa hay contrato colectivo, revisa si fija un procedimiento o si exige la presencia del delegado sindical.

Ejemplo de acta administrativa

Errores comunes

• Escribir opiniones («actitud negativa», «falta de compromiso») en lugar de hechos con fecha y hora.
• Levantarla días después, cuando nadie recuerda bien lo que pasó.
• Afirmar que un testigo vio los hechos cuando sólo presenció la reunión.
• No dejar que el trabajador declare ni que presente a sus testigos.
• Multar o descontar del salario por la falta: las multas están prohibidas (artículo 107) y los descuentos sólo caben en los casos del artículo 110.

Firmas, copia al trabajador, sanción y juicio

1. Pide que firmen quienes participaron; si alguien no quiere, anótalo sin presumir que acepta los hechos.
2. Entrega copia al trabajador y conserva el acta con sus anexos en el expediente.
3. Aplica una sanción sólo si está prevista en el reglamento interior de trabajo, que rige desde que se deposita (artículo 425), o en el contrato colectivo.
4. Si el caso llega a juicio, pide que quienes firmaron el acta la ratifiquen ante el Tribunal para que valga como prueba; por eso guarda sus nombres y domicilios (jurisprudencia 2a./J. 65/2012 de la Suprema Corte).
5. Si el trabajador sale de la empresa, entrégale el finiquito y la constancia laboral: el acta no los cancela.

Preguntas frecuentes

Formatos relacionados

• Contrato individual de trabajo: las faltas se documentan contra las obligaciones pactadas en él.
• Perfil de puesto: para que las funciones del puesto estén por escrito.