Formatos administrativos
Los formatos administrativos son los papeles de compra, venta y control de una empresa: cotizaciones, pedidos, notas, recibos, vales, listas de asistencia y tarjetas de almacén.
-
Nota de remisión
Registra mercancía entregada, cantidades y recepción, con precios o sin ellos.
WordPDFExcelVer formato -
Formato de cotización
Presenta por escrito precios y condiciones a un cliente, con fecha de vigencia.
WordPDFExcelVer formato -
Recibo de dinero
Comprobante de que alguien recibió una cantidad, en original para quien paga y copia para quien recibe.
WordPDFVer formato -
Vale de caja
Controla el efectivo que sale de la caja chica y quién debe comprobarlo.
WordPDFExcelVer formato -
Formato de orden de compra
El pedido en firme que mandas a un proveedor, con cantidades, precios y condiciones.
WordPDFExcelVer formato -
Lista de asistencia
Pasa lista día por día o recoge la firma de quien asistió a una junta o un curso.
ExcelWordPDFVer formato -
Tarjeta de almacén
Controla entradas, salidas y existencias de un artículo, con su costo.
ExcelWordPDFVer formato
Comparar formatos administrativos por lo que registran
En el editor puedes preparar otro formato con datos seleccionados y revisarlos antes de aplicarlos. Ese traslado no confirma aceptación, pago ni entrega. Los comprobantes se conservan por separado.
| Situación y formato | Quién lo prepara o conserva | Qué registra | Límite que conviene conocer |
|---|---|---|---|
| Proponer precio y alcanceFormato de cotizaciónOpción destacada | Proveedor; cliente revisa | Oferta, vigencia, conceptos y condiciones. | No acredita aceptación, entrega ni pago. |
| Solicitar una compraFormato de orden de compraOpción destacada | Comprador con su autorización interna | Pedido, cantidades y condiciones solicitadas. | No demuestra que el proveedor aceptó o entregó. |
| Documentar entrega de bienesNota de remisiónOpción destacada | Proveedor y receptor de la entrega | Cantidad recibida, rechazada y pendiente, si se usa el control. | No prueba que se pagó y no sustituye un CFDI. |
| Dejar constancia de un cobroRecibo de dineroOpción destacada | Quien efectivamente recibe el dinero | Concepto, cantidad recibida, alcance y saldo. | Un pago pendiente no aparece recibido; no sustituye un CFDI cuando se requiere. |
| Entregar efectivo y comprobarloVale de cajaOpción destacada | Caja y persona que recibe o comprueba | Entrega, comprobación, devolución y reembolso. | Un comprobante pendiente no reduce el saldo. |
| Registrar presenciaLista de asistenciaOpción destacada | Quien pasa lista; asistentes firman en sesión | Marcas por día o entrada y salida por sesión. | No es por sí sola un sistema laboral de registro electrónico ni un cálculo de nómina. |
| Explicar existencias y costosTarjeta de almacénOpción destacada | Responsable de almacén y revisión | Entradas, salidas, referencias, capas y ajustes registrados. | Promedio usa fórmulas en Excel; PEPS conserva valores calculados al exportar. |
Para qué sirve cada formato administrativo
Los papeles de compra y venta cubren un paso cada uno, casi siempre en este orden: la cotización propone el precio, la orden de compra documenta el pedido del comprador, la nota de remisión o de entrega acompaña la mercancía y el recibo de dinero deja constancia del dinero recibido.
Estos papeles no sustituyen a la factura electrónica, que el SAT pide a quien está obligado a expedir comprobante fiscal. Las hojas de venta en Excel calculan importe por renglón, subtotal, IVA y total. En la tarjeta de almacén o kardex, la versión de promedio recalcula; la de PEPS conserva los valores calculados al descargar y no los actualiza al editar movimientos. En línea, los documentos con importes también muestran su cantidad con letra.
Los acuerdos con clientes y proveedores están en contratos y documentos legales, y lo de la gente que trabaja contigo, en los documentos laborales.
Formatos administrativos de control interno
Se conservan para el control del negocio y se comparten con quienes intervienen o deben revisarlos: el vale provisional de caja registra el efectivo que sale, la lista de asistencia el turno y la tarjeta de almacén lo que hay en la bodega.