Formatos administrativos
Los formatos administrativos son los papeles de compra, venta y control de una empresa: cotizaciones, pedidos, notas, recibos, vales, listas de asistencia y tarjetas de almacén.
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Nota de remisión
Comprueba qué entregaste, a quién y a qué precio, con la firma de quien recibe.
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Formato de cotización
Presenta por escrito precios y condiciones a un cliente, con fecha de vigencia.
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Recibo de dinero
Comprobante de que alguien recibió una cantidad, en original para quien paga y copia para quien recibe.
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Vale de caja
Controla el efectivo que sale de la caja chica y quién debe comprobarlo.
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Formato de orden de compra
El pedido en firme que mandas a un proveedor, con cantidades, precios y condiciones.
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Lista de asistencia
Pasa lista día por día o recoge la firma de quien asistió a una junta o un curso.
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Tarjeta de almacén
Controla entradas, salidas y existencias de un artículo, con su costo.
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Para qué sirve cada formato administrativo
Los papeles de compra y venta cubren un paso cada uno, casi siempre en este orden: la cotización propone el precio, la orden de compra lo acepta y formaliza el pedido, la nota de remisión o de entrega acompaña la mercancía y el recibo de dinero prueba el pago.
Estos papeles no sustituyen a la factura electrónica, que el SAT pide a quien está obligado a expedir comprobante fiscal. Las versiones de Excel hacen las cuentas solas: importe por renglón, subtotal, IVA y total en los documentos de venta, y existencias con su costo en la tarjeta de almacén o kardex; si los llenas en línea, el total sale también con letra.
Los acuerdos con clientes y proveedores están en contratos y documentos legales, y lo de la gente que trabaja contigo, en los documentos laborales.
Formatos administrativos de control interno
Estos tres no se le entregan a nadie: el vale provisional de caja registra el efectivo que sale, la lista de asistencia el turno y la tarjeta de almacén lo que hay en la bodega.