Vale de caja
El vale de caja provisional sirve para autorizar y registrar la salida de dinero. Dos vales por hoja en blanco.
El vale de caja de comprobación reúne comprobantes, dinero devuelto y reembolso pendiente, si se gastó más de lo entregado.
El vale de caja es el papel con el que alguien saca dinero de la caja chica para un gasto pequeño y se compromete a comprobarlo. Vale mientras llegan la factura o la nota; cuando llegan, el vale se cambia por ellas. La versión de entrega trae dos vales para recortar; la de comprobación dedica una hoja al gasto, la devolución y las diferencias.
Cómo llenar el vale de caja
- La caja: el nombre del negocio, quién autoriza la salida y con qué cargo. Son los mismos en los dos vales de la hoja.
- Folio y fecha: el folio lleva el orden; la fecha, el día en que sale el dinero.
- Cantidad: en cifras. En línea se escribe sola con letra, para facilitar el cotejo; revisa que ambas cantidades coincidan.
- Para qué es: el gasto concreto, no «varios». Así se sabe qué comprobante esperar.
- Fecha para comprobar: opcional, pero fija el plazo para cerrar el vale.
- Comprobantes y saldo: al regresar, se anota cuánto se comprobó; el saldo a devolver se calcula solo en línea y en Excel, y en el PDF lo escribes tú. En «Comprobación y cierre» relaciona los comprobantes y registra lo que realmente se devolvió o reembolsó. Un gasto mayor que el anticipo aparece como reembolso, sin sobrantes negativos.
Qué dice la ley y qué no
El vale de caja no está regulado por una ley: es control interno. Lo que sí pide la ley fiscal es la otra pieza, el comprobante. La contabilidad se integra con los registros y con la documentación que acredita ingresos y deducciones (artículo 28 del Código Fiscal de la Federación), y quien está obligado a expedir comprobantes debe emitirlos como CFDI (artículo 29).
De ahí la regla práctica: el vale sirve para saber quién tiene el efectivo; lo que hace deducible un gasto es el CFDI con los demás requisitos del régimen fiscal. Por eso el vale se cierra cuando la persona entrega los comprobantes y devuelve el sobrante.
Para que el control funcione, conviene fijar un monto máximo por vale, un plazo para comprobar y una sola persona responsable de la caja.
Fuente: Código Fiscal de la Federación, arts. 28 y 29. Texto vigente, última reforma publicada en el DOF el 9 de abril de 2026.
Revisado el 23 de septiembre de 2026. Es información general, no asesoría legal.
Ejemplo de vale de caja
VALE DE CAJA
Recibí de la caja la cantidad de $1,500.00 (mil quinientos pesos 00/100 M.N.) para la compra de material de limpieza y café para la oficina. Me comprometo a entregar los comprobantes y a devolver lo que sobre.
Fecha límite para comprobar: 24 de septiembre de 2026.
Errores comunes
- Dejar vales abiertos de un mes a otro: la caja deja de cuadrar y nadie sabe quién debe qué.
- Usar el vale como comprobante del gasto: no sustituye a la factura ni al ticket.
- Anotar «varios» en el concepto.
Comprobación del vale y cierre de la caja chica
- Imprime la hoja, recorta los vales y guárdalos con el efectivo.
- Cuando la persona regrese, anota los comprobantes, cobra o entrega el saldo y archiva el vale con las facturas.
- Cierra la caja chica por periodos y repón el fondo con el total comprobado.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre un vale y un recibo?
El vale sale antes: registra que alguien se llevó dinero de la caja y todavía debe comprobarlo. El recibo de dinero va después y documenta un pago que ya se hizo, con su concepto. Uno abre la deuda interna; el otro cierra una operación.
¿Qué son los vales de caja chica?
Son los mismos vales, aplicados al fondo fijo que un negocio deja en efectivo para gastos menores: pasajes, mensajería, papelería. Cada salida se documenta con un vale y, al reponer el fondo, el efectivo que queda más los comprobantes y los vales pendientes debe sumar el fondo; un vale ya comprobado no se cuenta dos veces.
Formatos relacionados
- Nota de remisión: para lo que entregas a un cliente.
- Formato de orden de compra: para compras mayores, con autorización previa.