Lista de asistencia

Cómo llenar la lista de asistencia

• Encabezado: la escuela, empresa o grupo; el turno o área; y el mes con su año. En la versión en línea, al elegir mes y año la cuadrícula sale con los días que ese mes tiene, ni uno más.
• Nombres: van en un solo cuadro, uno por renglón, y puedes pegarlos de una hoja de cálculo. Se numeran solos y conservan el orden en que los escribiste.
• Marcas del día: el código va impreso arriba de la cuadrícula. En Word o PDF puedes acordar otros símbolos y anotarlos en la leyenda. En Excel usa A, F, R, J y N para que el resumen los cuente correctamente.
• Firma de quien pasa lista: al pie. Es lo que distingue un control de una hoja suelta con nombres.
• Renglones de sobra: en la lista que llenas en línea, si caben en la última hoja, abajo quedan hasta tres renglones en blanco para quien se inscribe tarde o llega sin estar en la lista.

Cuándo la lista sirve de prueba

Los controles de asistencia que se llevan en un centro de trabajo se conservan y se exhiben en juicio durante el último año trabajado y un año después de que termine la relación (artículo 804, fracción III, de la Ley Federal del Trabajo). Eso pesa porque la carga de la prueba está del lado del patrón: si se discuten las faltas de asistencia o la jornada, le toca a él probar su dicho (artículo 784, fracciones III y VIII; en la jornada extraordinaria, cuando no pasa de nueve horas a la semana). Si no exhibe los documentos, se presumen ciertos los hechos que la persona trabajadora exprese en su demanda, salvo prueba en contrario (artículo 805). El registro debe conservar hechos verificables; una firma no resuelve por sí sola toda controversia.

La misma ley incorpora el registro electrónico de inicio y fin de jornada (artículo 132, fracción XXXIV) y encarga a la Secretaría del Trabajo y Previsión Social fijar, en disposiciones generales, su ámbito y sus excepciones; esas disposiciones generales rigen desde el 1 de enero de 2027 (transitorio quinto del decreto del 1 de mayo de 2026). Esta cuadrícula sirve para control escolar, sesiones y apoyo administrativo, y no acredita por sí sola el cumplimiento de todas las obligaciones laborales: antes de usarla como control laboral, revisa las reglas de tu centro.

La otra cara es la privacidad: una lista con nombres es un tratamiento de datos personales. Quien la lleva debe mantener medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas (artículo 18 de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares) y quienes la manejan guardan confidencialidad aun después de dejar el puesto (artículo 20). Por eso una lista no se pega en la entrada ni se deja donde cualquiera la lea.

En la escuela se aplican sus reglas de control y la normativa educativa y de privacidad correspondiente: comparte la lista sólo con quienes deban usarla.

Ejemplo de lista de asistencia

Qué versión usar

La cuadrícula mensual divide cada grupo de hasta 28 renglones en dos hojas: días 1 a 16 y el resto. La sesión distribuye hasta 16 renglones por hoja. Puedes introducir hasta 100 nombres y la numeración sigue de una hoja a otra. Un nombre muy largo se escribe en dos líneas y hace más alto su renglón; con varios así, en esa hoja caben menos nombres. El Excel mensual reúne el mes completo con listas de marcas y resumen por persona.

Errores comunes

• Fotocopiar la hoja sin anotar el mes: al mes siguiente nadie sabe de qué periodo es.
• Anotar sólo el total de faltas al final: sin el día a día no se puede sostener ninguna.
• Dejar que una persona firme por otra: la firma pierde el único valor que tiene, el de decir que esa persona estuvo ahí.
• Cambiar el orden de los nombres cada mes: comparar dos hojas se vuelve un rompecabezas.

Dónde dejarla, cierre del mes y archivo

1. Imprime la hoja y déjala en un lugar fijo: el escritorio de quien pasa lista o la carpeta del grupo, con acceso controlado.
2. Al cerrar el mes, revisa faltas y días sin registro, firma la hoja y archívala.
3. Si hay una incidencia que requiere aclaración, registra los hechos y escucha a la persona; un acta administrativa puede documentar esa revisión, sin sustituir el procedimiento aplicable.

Preguntas frecuentes

Formatos relacionados

• Contrato individual de trabajo: ahí queda la jornada que después controlas.
• Vale de caja: otro control interno de los que se imprimen por hoja.