Formato de orden de compra
El formato de orden de compra deja por escrito el pedido en firme que una empresa manda a su proveedor: qué quiere, cuánto, a qué precio, cuándo lo necesita y cómo lo va a pagar. Sirve para que el proveedor surta sin dudas y para revisar después que lo entregado y lo facturado coincidan.
Cómo llenar el formato de orden de compra
- Número de orden y fecha: el número lleva el consecutivo; el proveedor lo anota en su factura y así puedes cotejarla.
- Empresa y proveedor: nombre, domicilio, RFC y a quién dirigirla, para que llegue a la persona que surte. En línea puedes agregar tu logotipo; en Word, pégalo arriba del título.
- Partidas: cantidad, unidad, descripción (con código, medida o presentación) y precio unitario. El importe se calcula en línea y en Excel, y en el PDF lo escribes tú; incluye el flete como una partida si se cobra aparte.
- Descuento e IVA: registra el descuento total y elige si el 16 % se agrega o ya está incluido. Si las partidas tienen tasas distintas, ajusta el Excel con el desglose que corresponda: esta hoja aplica una sola modalidad al pedido.
- Referencia: cotización o contrato aceptado, con su fecha o versión.
- Condiciones: fecha, lugar y horario de entrega, y cómo se paga. Es la parte que evita discusiones después.
- Notas y firma: lo que el proveedor debe cumplir y quién autoriza la compra.
Desde cuándo obliga una orden de compra
Si la orden acepta sin cambios una cotización vigente, el contrato se forma cuando el proveedor la recibe (artículo 1807 del Código Civil Federal). Si cambia algo de la cotización, la orden es una oferta nueva (artículo 1810); si no hubo cotización, la orden es la oferta. En los dos casos hay contrato cuando recibes la aceptación del proveedor. Quien ofrece con plazo queda ligado hasta que vence (artículo 1804). Tratándose de compraventa, queda perfecta cuando las partes convienen en la cosa y el precio, aunque todavía no se entregue ni se pague (artículo 2249).
Por eso conviene que la orden diga cantidades, precios y condiciones completas. Cuando la orden es la oferta, el proveedor la acepta al confirmarla o al entregar la mercancía, que es aceptar con hechos (artículo 1803). Si la compra es mercantil, como entre un negocio y su proveedor, rige primero el Código de Comercio, que remite al Código Civil Federal en lo que no prevé (artículo 2), y un pedido por correo o mensaje queda cerrado cuando se recibe la aceptación (artículo 80). En operaciones locales entre particulares rige el código civil de cada estado.
La orden no es comprobante fiscal. Cuando exista obligación de facturar, el proveedor debe emitir el CFDI correspondiente (artículo 29 del Código Fiscal de la Federación). Su sola emisión tampoco asegura una deducción: deben cumplirse los demás requisitos fiscales. La orden sirve para autorizar, comparar y archivar.
Fuente: Código Civil Federal, arts. 1, 1803 a 1807, 1810, 2248 y 2249. Texto vigente, última reforma publicada en el DOF el 14 de noviembre de 2025.
Fuente: Código de Comercio, arts. 2 y 80. Texto vigente, última reforma publicada en el DOF el 14 de noviembre de 2025.
Fuente: Código Fiscal de la Federación, art. 29. Texto vigente, última reforma publicada en el DOF el 9 de abril de 2026.
Revisado el 23 de septiembre de 2026. Es información general, no asesoría legal.
Ejemplo de formato de orden de compra
ORDEN DE COMPRA
PROVEEDOR
Referencia de precios y alcance: Cotización ENV-0920 del 20 de septiembre de 2026.
| Cantidad | Unidad | Descripción | Precio unitario | Importe |
|---|---|---|---|---|
| 40 | Caja de empaques de cartón, 100 piezas | $890.00 | $35,600.00 | |
| 12 | Rollo de etiquetas adhesivas, 1,000 piezas | $640.00 | $7,680.00 | |
| 6 | Charola metálica para horno, 60 × 40 cm | $1,180.00 | $7,080.00 |
IVA: Sin IVA desglosado IVA 16 % (marcada) IVA 16 % incluido en precios
Total con letra: cincuenta y ocho mil cuatrocientos diecisiete pesos 60/100 M.N.
CONDICIONES
Recepción y revisión: Recibe almacén. Flete incluido en los precios. Se cotejan cantidades y especificaciones; las diferencias se anotarán en el acuse y se acordará su solución por escrito.
Esta orden es un pedido en firme por las cantidades, precios y condiciones anotados. El proveedor la acepta al confirmarla o al entregar la mercancía, y debe anotar el número de orden en su factura.
Errores comunes
- Mandar la orden sin fecha de entrega ni lugar: el proveedor surte cuando puede.
- Aceptar una entrega con precios distintos a los de la orden sin corregirla por escrito.
- Dejar partidas con descripciones vagas, sin medida ni presentación.
Confirmación, recepción y factura
- Manda la orden por correo. Si la orden acepta sin cambios una cotización vigente, basta que el proveedor confirme que la recibió; si es tu oferta, pide que confirme que la acepta.
- Al recibir, compara la mercancía contra la orden y contra la nota de remisión del proveedor.
- Al pagar, revisa que la factura traiga el número de orden y los mismos importes.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los 4 tipos de orden de compra?
En las áreas de compras se suelen distinguir cuatro: la estándar, para un pedido concreto con todo definido; la planeada, con lo que se va a comprar y una fecha estimada; la abierta, que fija precios y condiciones para varias entregas durante un periodo; y la de contrato, que remite a un contrato ya firmado con el proveedor. Este formato es de orden estándar.
¿En qué se diferencia de una cotización?
La cotización la hace quien vende y ofrece un precio. La orden de compra la hace quien compra y pide en firme. Lo normal es que una siga a la otra: pides cotización, la autorizas y entonces emites la orden con esos precios.
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