Formato de cotización
Este formato de cotización sirve para ofrecer por escrito un producto o un servicio a un cliente antes de venderlo: qué incluye, cuánto cuesta, en qué condiciones y hasta cuándo vale el precio.
Cómo llenar el formato de cotización
- Número, fecha y vigencia: numera cada cotización y pon hasta qué día respetas los precios.
- Tu empresa: nombre, domicilio, teléfono y correo, para que el cliente te responda. El RFC es opcional. Si la llenas en línea puedes poner tu logotipo; en Word, pégalo arriba del título.
- Cliente: a quién va dirigida y, si es una empresa, la persona que la pidió.
- Conceptos: cantidad, unidad, descripción precisa y precio unitario en pesos mexicanos. El importe y el total se calculan solos en línea y en Excel; en el PDF los escribes tú. El descuento global es opcional y se expresa en pesos.
- IVA: elige si el 16 % se añade o ya está incluido en los precios. La opción sin desglose no determina el tratamiento fiscal de la operación. Si llenas el PDF, que no hace cuentas, la calculadora de IVA te dice cuánto es el 16 % de un importe o cuánto trae ya incluido.
- Condiciones: tiempo de entrega, forma de pago y lo que no incluye.
- Firma: nombre y cargo de quien cotiza.
Hasta cuándo te obliga una cotización
Si tu cotización propone un contrato y fija un plazo para aceptarla, el Código Civil Federal dice que quedas ligado por ella hasta que el plazo vence (artículo 1804). Sin plazo, si la entregas en persona, por teléfono o por otro medio inmediato y no te aceptan en ese momento, quedas libre (artículo 1805); si la envías a alguien que no está presente, quedas ligado tres días más lo que tarda el correo en ir y volver (artículo 1806). El trato se cierra cuando recibes la aceptación dentro de ese tiempo (artículo 1807).
Si cotizas como negocio, la operación suele ser un acto de comercio aunque tu cliente no sea comerciante (artículos 75 y 1050 del Código de Comercio). Rige primero ese código, que remite al Código Civil Federal en lo que no prevé y sigue la misma regla de la aceptación, también por correo o mensaje (artículos 2 y 80). Si tu cliente es consumidor final, además debes respetar, mientras la oferta esté vigente, el precio y las condiciones que le ofreciste, y darle el total con impuestos (Ley Federal de Protección al Consumidor, artículos 7 y 7 Bis). Entre particulares rige el código civil de tu estado.
Aclara siempre si tus precios incluyen IVA. La tasa general es de 16 % y la ley pide trasladarlo en forma expresa y por separado (artículo 1 de la Ley del Impuesto al Valor Agregado); por eso el formato permite agregarlo o separarlo de precios que ya lo incluyen.
Fuente: Código Civil Federal, arts. 1 y 1804 a 1807. Texto vigente, última reforma publicada en el DOF el 14 de noviembre de 2025.
Fuente: Código de Comercio, arts. 2, 75, 80 y 1050. Texto vigente, última reforma publicada en el DOF el 14 de noviembre de 2025.
Fuente: Ley Federal de Protección al Consumidor, arts. 7 y 7 Bis. Texto vigente, última reforma publicada en el DOF el 12 de diciembre de 2025.
Fuente: Ley del Impuesto al Valor Agregado, art. 1. Texto vigente, última reforma publicada en el DOF el 12 de noviembre de 2021.
Revisado el 23 de septiembre de 2026. Es información general, no asesoría legal.
Ejemplo de formato de cotización
COTIZACIÓN
CLIENTE
| Cantidad | Unidad | Descripción | Precio unitario | Importe |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Revisión y diagnóstico de la instalación eléctrica del consultorio | $1,500.00 | $1,500.00 | |
| 6 | Contacto dúplex polarizado con placa, instalado | $285.00 | $1,710.00 | |
| 1 | Centro de carga de 8 circuitos con pastillas, instalado | $3,950.00 | $3,950.00 | |
| 40 | Metro de cable calibre 12 THW-LS en tubería existente | $32.50 | $1,300.00 |
IVA: Sin IVA desglosado IVA 16 % (marcada) IVA 16 % incluido en precios
Total con letra: nueve mil ochocientos trece pesos 60/100 M.N.
CONDICIONES
Errores comunes
- Enviarla sin fecha de vigencia.
- Poner precios sin decir si incluyen IVA.
- Describir los conceptos de forma vaga, sin medidas, marcas ni cantidades.
- Olvidar el tiempo de entrega o la forma de pago.
- Mandarla en Word, donde cualquiera puede cambiar las cifras.
Envío, aceptación del cliente y factura
- Envíala en PDF y guarda una copia con su número.
- Si el cliente acepta, pide su confirmación por escrito, por correo o con su firma; una empresa suele responder con su orden de compra. Si el trabajo es un servicio que durará meses, conviene un contrato de prestación de servicios.
- Al entregar, haz la nota de remisión y emite el CFDI cuando corresponda conforme a tus obligaciones fiscales.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre una cotización y una factura?
La cotización presenta precios y condiciones antes de contratar. Aceptada, puede formar un contrato. No sustituye al comprobante fiscal: la factura o CFDI documenta la operación para efectos fiscales. La orden de compra comunica el pedido del cliente.
¿Cuánto tiempo debe durar vigente una cotización?
El que tú decidas, pero escríbelo. Quince o treinta días es lo común en materiales y servicios; si tus costos se mueven con el dólar o con el precio del acero, conviene menos. Con la vigencia escrita, pasado ese día puedes actualizar el precio sin quedar mal.
¿La versión de Excel hace las cuentas?
Sí. Calcula el importe de cada concepto, el subtotal, el descuento, el IVA agregado o incluido y el total. El total con letra lo escribes tú, salvo que llenes la cotización aquí en línea.
Formatos relacionados
- Recibo de dinero: si el cliente te da un anticipo.